4.1文字处理软件基础知识

4.1.1 文档的打开与关闭

1.启动Word 2016

        Word 2016常用的启动方法有以下3种：

        方法一：单击桌面上“开始”按钮中的“所有程序”，选择“Word 2016”命令；

        方法二：双击桌面上的Word 2016 快捷图标；如果没有Word 2016快捷图标，可以通过单击桌面上“开始”按钮中的“所有程序”，找到“Word 2016”命令，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“发送到”按钮，最后单击下拉列表中“桌面快捷方式”；

        方法三：通过打开已有的Word 2016文件，启动Word 2016。

2.Word 2016工作界面

        图4-1是Word 2016的工作界面，从图中可以看到主要包括快速访问工具栏、标题栏、功能区、文档编辑区、状态栏、视图栏等。

图4-1 Word 2016工作界面

（1）快速访问工具栏

        快速访问工具栏位于窗口顶部左侧，包含一组常用命令按钮，是可自定义的工具栏，如需添加命令按钮，单击最右侧的箭头，在弹出的菜单中单击需要添加的命令按钮，该按钮就会出现在快速访问工具栏上。

（2）标题栏

        标题栏位于窗口顶部中间，用于显示当前文档的名称，双击标题栏可以调整窗口大小。通常用户新建的文档，系统会自动命名为“文档1”、“文档2”……用户保存时可以更改文档名称。

（3）功能区

        功能区包含多个选项卡，每个选项卡内分成多个组，每个组包括具体的功能按钮，单击选项卡的功能区按钮就可以执行相关的命令，部分组右下角设有对话框启动器，单击后可显示包括完整功能的对话框或任务窗格。

        ①【文件】选项卡：单击文件选项卡后，可以看到对文档执行操作的命令集，查看文档的信息，对文档执行新建、打开、保存、另存为、打印、共享、导出、关闭等操作，此外用户可以通过【账户】功能查看账户信息，通过【选项】功能设置Word 2016的常规选项、显示方式等。

        ②【开始】选项卡：包括剪贴板、字体、段落、样式和编辑等5部分，常用于文档编辑、字体和段落的格式设置。

        ③【插入】选项卡：包括页面、表格、插图、加载项、媒体、链接、批注、页眉和页脚、文本和符号等10个选项组，常用于在文档中插入图片、表格、页眉页脚等元素。

        ④【设计】选项卡：包括文档格式和页面背景，常用于对文档的格式和背景进行调整。

        ⑤【布局】选项卡：包括页面设置、稿纸、段落、排列等4个选项组，常用于设置页面布局。

        ⑥【引用】选项卡：包括目录、脚注、引文和书目、题注、索引、引文目录等6个选项组，常用于插入目录、题注、脚注、尾注等高级应用。

        ⑦【邮件】选项卡：包括创建、开始邮件合并、编写和插入域、预览结果和完成等6个选项组，常用于邮件合并等操作。

        ⑧【审阅】选项卡：包括校对、见解、语言、中文简繁转换、批注、修订、更改、比较、保护等8个选项组，常用于文档的修订和校对。

        ⑨【视图】选项卡：包括视图、显示、显示比例、窗口，宏等5个选项组，常用于选择文档不同的视图。

（4）文档编辑区

        文档编辑区位于工作界面中间，用于编写文档。用户可以输入文本、插入表格、插入图片、编辑和修改文档。

（5）状态栏

        状态栏位于工作界面左下方，用来显示当前页数、总页数、总字数、拼写检查，语言地区等。

（6）视图栏

        视图栏位于工作界面右下方，用于调整文档视图模式以及对文档进行缩放。提供的视图模式有阅读视图、页面视图、Web版式视图三种，用户可根据需要自行选择。

3.退出Word 2016

        用户完成工作后，就可以退出Word2016，虽然关闭时会提示保存文件，但仍要养成“多保存”的良好习惯，退出Word2016的方法有以下三种：

        方法一：选择【文件】选项卡中的【关闭】命令；

        方法二：单击窗口右上角的【关闭】按钮；

        方法三：将要关闭的窗口作为当前窗口，按键盘组合键“Alt+F4”。

4.1.2文档的新建与保存

1.新建文档

（1）新建空白文档

        新建空白文档有多种方法，此处介绍两种常用的方法。

        方法一：启动Word2016，单击【空白文档】即可。

        方法二：打开已有的Word文档，选择【文件】选项卡中的【新建】命令，单击【空白文档】即可，如图4-2所示。

图4-2 新建空白文档

（2）根据模板创建文档

        单击【文件】→【新建】，从中选择合适的样本模板，例如选择“简洁清晰的求职信”，最后单击【创建】即可,如图4-3所示。

图4-3 根据模板创建文档

2.保存文档

（1）保存文档

        保存新建文档时，选择【文件】选项卡中的【保存】命令，会跳转至【另存为】页面，选择【这台电脑】，可以将文档保存至指定的存储位置，如图4-4所示。

图4-4 保存文档

        对于保存过的文档，可以单击快速访问工具栏中的【保存】按钮或选择【文件】选项卡下的【保存】按钮，也可按键盘组合键“Ctrl+S”或“Shift+F12”完成保存操作。

        另外，也可选择【文件】选项卡中的【另存为】命令，在弹出的【另存为】对话框中选择文档的保存位置、文件名和保存类型，可将文档保存为副本或覆盖原文档。

        Word 2016编辑的文档默认扩展名是“.docx”，用户可以通过【另存为】将文档扩展名设置为“.doc”，这样文档就可以在较早版本的Word中打开。

（2）自动保存文档

        【自定义保存文档方式】可以设置文档的保存格式、默认文件位置、文档保存间隔时间等信息。单击【文件】→【选项】命令，在弹出的“Word选项”对话框中选择左侧的【保存】，用户可根据实际需要进行设置，如图4-5所示。

图4-5 自动保存文档

（3）保护文档

        工作中我们常常会有一些重要的文档需要保护，对于一些具有保密性内容的文档，可添加密码以防止他人查看与修改。单击【另存为】→【这台电脑】→【工具】下三角按钮，在下拉列表中选择【常规选项】，在弹出的对话框中完成密码设置即可，如图4-6所示。

图4-6 “常规选项”对话框

        用户也可以通过执行【文件】→【信息】命令，单击【保护文档】下拉按钮，下拉列表中共有五种保护文档的选项，用户可以根据实际需求进行设置。

        ①标记为最终状态：指让读者知晓文档是最终版本，并将其设置为只读。

        ②用密码进行加密：用密码保护此文档。

        ③限制编辑：控制其他人可以做的更改类型。

        ④限制访问：指授予用户访问权限，同时限制其编辑、复制和打印能力。

        ⑤添加数字签名：指通过添加不可见的数字签名来确保文档的完整性。

4.1.3文本的录入

        文档创建完成之后，便可以对文档进行文本录入、编辑、排版等操作。

1.定位光标插入点

        在文档编辑区中，有一条闪烁的竖线，我们称之为光标。用户可将光标定位在指定位置，并从该位置开始录入文本。

2.输入文本内容

        在文档编辑区中,在光标处输入文本内容。当输入完一行，光标自动切换至下一行。当输入完一段，按Enter键会确定下一个段落，Enter键表示插入一个标记。当输入内容满一页时，Word将自动分页。

        如果要另起一行，而不起一个段落，可以在【布局】选项卡内的【页面设置】组中单击 【分隔符】按钮，在下拉列表中单击【自动换行符】按钮或直接按键盘组合键“Shift+Enter”。

3.输入日期和时间

        选择【插入】选项卡，在【文本】组中单击【日期与时间】按钮。在弹出的对话框中，选择【可用格式】中的一种时间和日期样式，【语言】可根据实际情况进行选择，单击【确定】按钮，即可完成，如图4-7所示。

图4-7 “日期和时间”对话框

4.输入特殊符号

        编辑Word文档时，我们难免会需要输入某些键盘上没有的特殊符号，这时可以单击【插入】→【符号】，选择下拉列表中的【其他符号】选项，会弹出【符号】对话框，从中选择需要的符号，单击【插入】按钮即可，图4-8为“符号”对话框。

图4-8 “符号”对话框

5.输入公式

        在编辑文档的过程中如需输入数学公式，用户可以单击【插入】，在【符号】组中单击【公式】下拉按钮，可以选择内置公式或者【插入新公式】，如图4-9所示。

图4-9 插入公式