4.4 长文档排版

        长文档通常由多部分内容组成，各部分内容的页面版式和字体段落格式通常不同。比如毕业论文的封面不加页眉，而它的正文部分不仅有页眉，而且页码是重新开始编号的。通常一篇正规的长文档是由封面、目录、正文、附录组成的。本节就重点介绍分页符和分节符、脚注和尾注、页眉和页脚、目录、批注等内容。

4.4.1 分页符和分节符

1.分页符

        分页符用来标记一页的终止和另一页的开始，插入分页符的方法有以下两种：

        方法一：单击【插入】选项卡，在【页面】选项卡中选择【分页】命令按钮，如图4-51（a）所示。

        方法二：单击【布局】，然后选择【分隔符】选项，点击分页符。如图4-51（b）所示。

（a）

（b）

2.分节符

        分节符包含有该节的格式元素。使用分节符可以实现更改部分文档的版式或格式，使得该节页面的版式或格式不同于其他节。分节符有“下一页”、“连续”、“偶数页”、“奇数页”等4种类型，如图4-52所示。

图4-52 分节符

（1）插入分节符

        分节符可以在文档中的任意位置插入。单击【布局】选项卡，在【页面设置】选项组中选择【分隔符】命令按钮，在弹出的列表中选择需要的分节符，如图4-53所示。

图4-53 插入分节符

（2）删除分节符

        分节符控制的是它前面的节的格式，删除分节符的同时也将删除该分节符包含的该节的格式元素，这部分文本的格式将会被后面的分节符控制。

        将文档视图调整至草稿视图，以便可以看到双虚线分节符，如图4-54所示。选择要删除的分节符，敲击“Delete”键即可删除。

图4-54 双虚线分节符

4.4.2 脚注和尾注

        “脚注和尾注”用于解释文档中的文本内容。脚注位于页面的最底端，常用于对文档中的文本提供解释或标注相关的参考资料。尾注位于整篇文档的最后，常用于提供引用的文献资料等。

1.插入脚注或尾注

        单击需要插入脚注或尾注的位置，单击【引用】选项卡，在【脚注】选项组中选择【插入脚注】或【插入尾注】命令按钮，如图4-55所示。

图4-55 插入脚注或尾注

        插入完成后，Word将自动在插入位置添加编号，并且在脚注或尾注的位置添加同样的编号，在编号的右侧可以输入解释性文本，如图4-56所示。

图4-56 输入解释性文本

2.更改脚注或尾注

        单击【引用】选项卡，再单击【脚注】选项组的对话框启动器，打开“脚注和尾注”对话框，进行格式更改，包括编号样式、更改范围等，如图4-57所示。

图4-57 “脚注和尾注”对话框

3.删除脚注或尾注

        选定要刪除的脚注或尾注的编号，然后敲击键盘上的“Delete”键或“Backspace”键即可删除脚注或尾注。删除后，Word会自动对解释性文本进行重新编号。

4.4.3 页眉和页脚

        页眉位于文档的顶部，页脚位于文档底部的区域，如图4-58所示。我们可以在页眉和页脚中插入文本或图形，例如页码、日期、公司徽标、文档标题或作者姓名等。插入的内容在每页都会自动出现，其中页码会自动顺延。保存在页眉、页脚中的信息显示为灰色，页眉页脚是独立于正文的部分，需要单独进行修改，不与文档正文信息同时进行更改。

图4-58 页眉和页脚

1.插入页眉和页脚

        单击【插入】选项卡，在【页眉和页脚】选项组中选择插入页眉或页脚，在弹出的菜单中选择所需样式进行编辑即可，如图4-59所示。

图4-59 插入页眉或页脚

2.删除首页中的页眉或页脚

        选择【布局】选项卡，单击【页面设置】选项组中的对话框启动器，如图4-60所示。

图4-60 “页面设置”对话框

        单击【版式】选项卡，勾选【页眉和页脚】下的【首页不同】复选框，文档首页中的页眉和页脚便会被删除，如图4-61所示。

图4-61 版式设置

3.设置多节文档中的页眉和页脚

（1）创建不同于其他节的页眉或页脚

        当多节的页眉或页脚相同，但其中部分节的页眉或页脚需要不同于其他节的页眉或页脚时，可以进行如下操作：

        单击需要修改页眉或页脚的节，单击【插入】→【页眉和页脚】→【页眉】/【页脚】，在弹出的菜单中选择【编辑页眉】或【编辑页脚】，在【设计】选项卡中关闭【链接到前一条页眉】，这样就断开新节中的页眉和页脚与前一节中的页眉和页脚之间的链接，可以对本节的页眉或页脚进行更改了，如图4-62所示。

图4-62 断开页眉或页脚链接

（2）与前节使用相同的页眉和页脚

        单击需要修改页眉或页脚的节，单击【插入】选项卡，在【页眉和页脚】选项组中选择单击【页眉】或【页脚】，在出现的下拉菜单中选择【编辑页眉】或【编辑页脚】，在【设计】选项卡上单击【链接到前一条页眉】，这时Word将会询问是否删除页眉和页脚并连接到前一节的页眉和页脚，单击“是”即可，如图4-63所示。

图4-63 Microsoft Word提示对话框

4.删除页眉或页脚

        单击【插入】选项卡，在【页眉和页脚】选项组中单击【页眉】或【页脚】，在出现的菜单中选择【删除页眉】或【删除页脚】，如图4-64所示。

图4-64 删除页眉或页脚

5.页码

        在文档中添加页码可以方便读者阅读，页码可以添加至文档的任一位置。

（1）插入页码与页码的格式设置

        单击【插入】选项卡，在【页眉和页脚】选项组中选择【页码】命令按钮，在弹出的下拉菜单中选择页码的插入位置（顶部、底部、自定义位置）即可完成插入，如图4-65所示。点击【插入】→【页码】→【设置页码格式】，会弹出“页码格式”对话框，如图4-66所示，可以根据实际需要设置合适的编号格式和页码编号。

图4-65 插入页码

图4-66 “页码格式”对话框

（2）删除页码

        单击【插入】选项卡，在【页眉和页脚】选项组中选择【页码】命令按钮，在弹出的下拉菜单中选择【删除页码】即可删除页码，如图4-67所示。

图4-67 删除页码

4.4.4 目录

        目录通常是长文档不可缺少的组成部分。目录能够为读者展示文档的结构，快速定位至指定内容。Word提供了自动生成目录和更新目录的功能。

1.创建目录

        选中文档标题，单击【开始】选项卡，在【样式】选项组中选择标题样式，一级标题为标题1，二级标题为标题2，以此类推，如图4-68所示。

图4-68 设置标题样式

        将插入点移到要创建目录的位置，单击【引用】选项卡，在【目录】选项组中选择【目录】命令按钮，在弹出的下拉列表中选择需要目录的风格即可，如图4-69所示。

图4-69 插入目录

2.更新和删除目录

（1）更新目录

        如果文档的页码或者标题发生了变化，就需要更新目录，使它与文档的内容保持一致。选中目录，单击目录左上角的【更新目录】按钮，此时会弹出一个对话框，询问更新整个目录或只更新页码，根据实际需要选择即可，如图4-70所示。

图4-70 更新目录

（2）删除目录

        不需要目录时，可以对其进行删除。选中目录，单击目录左上角的【目录】按钮，在弹出的菜单中选中删除目录即可，如图4-71所示。

图4-71 删除目录

4.4.5 修订和批注

        Word提供修订和批注功能，在审阅文档时，可以指出文档中的错误又不影响原文档内容。修订状态下，内容的修改都会用不同的颜色显示出来并添加下划线或删除线，同时在修改处的左侧显示“|”标记。批注在文档的右侧显示，用虚线和文档中对应的内容链接，批注中会显示什么人在什么时间做了什么样的批注。

1.修订

（1）进入和关闭修订状态

        单击【审阅】选项卡，在【修订】选项组中选择【修订】命令按钮，此时文档处于修订状态，再次单击可关闭修订状态，如图4-72所示。

图4-72 修订

（2）查看修订

        修订完成后，单击【审阅】选项卡，在【修订】选项组中选择【审阅窗格】命令按钮，在文档页面的左侧可以查看所有的修订记录，如图4-73所示。

图4-73 查看修订

（3）接受和拒绝修订

        用户可以选择是否接受文档的修订。单击【审阅】选项卡，在【更改】选项组中选择【接受】或【拒绝】命令按钮，可以逐条接受或拒绝，也可以全部接受或拒绝，如图4-74所示。

图4-74 接受和拒绝修订

（4）修改修订样式

        单击【审阅】选项卡，再单击【修订】组中的【对话框启动器】，打开“修订选项”对话框，用户可根据实际情况在其中进行相关设置，如图4-75所示。

图4-75 “修订选项”对话框

2.批注

（1）插入批注

        选择要进行批注的文本，单击【审阅】选项卡，在【批注】选项组中选择【新建批注】命令按钮，此时文档右侧会出现批注框，在批注框中键入批注文本即可，如图4-76所示。

图4-76 插入批注

（2）删除批注

        ①逐个删除：选中该批注，单击鼠标右键，然后单击“删除批注”选项即可。

        ②全部删除：单击【审阅】选项卡，在【批注】选项组中选择【删除】命令按钮，在弹出的菜单中选择“删除文档中的全部批注”。